En gestión estratégica de proyectos, la suerte no existe: están los riesgos positivos y negativos que inciden en el desempeño de un programa o portafolio. Por ejemplo, una construcción podría beneficiarse por una caída en los precios de los materiales, pero al mismo tiempo verse afectada por un aluvión o la ausencia de personal idóneo. En ese sentido, lo que muchas veces se piensa como producto del “azar”, responde a cuán certero fue un líder de proyecto, al momento de analizar y prospectar técnicamente escenarios, de identificar conflictos, aprovechar oportunidades e implementar medidas de mitigación.
Esto no quiere decir que toda incertidumbre o escenario constituya un riesgo en sí. Por un lado, destacan los factores que probablemente afectarán el curso del proyecto y otros que no generarán impacto alguno. Por ello, conversamos con David Hillson, “The Risk Doctor”, sobre la importancia que tiene una adecuada gestión de riesgos. Más aun, considerando que un adecuado control de riesgos conlleva, además del cumplimiento de los objetivos, ventajas estratégicas y competitivas de negocio.
Al respecto compartimos las seis preguntas que, según David, todo líder debe formular antes del desarrollo de un proyecto sin importar la industria.
- ¿Qué intento hacer?, el establecimiento de objetivos define también la naturaleza de los riesgos. Programas en el sector educativo se enmarcan en lógicas distintas a uno de índole petrolero o financiero.
- ¿Qué me puede afectar?, una matriz de probabilidad e impacto permite identificar, clasificar y ponderar los riesgos que pueden incidir en el proyecto.
- ¿Cuál es el riesgo más importante?, qué tan probable es que suceda un riesgo y si sucede, qué impacto tendría. Existen escenarios en el ámbito público que se presentan continuamente: cambio de autoridades, fluctuaciones del precio del petróleo, salida de personal. En esa línea, es fundamental un análisis profundo.
- ¿Puedo hacer algo para mitigarlo? Los riesgos identificados tienen trabajarse a partir de plan de respuesta. Las medidas a implementar tienen que mitigar o solventar el problema.
- Lo que hice, ¿funcionó?, la implementación de respuestas tiene que revisarse continuamente, examinar si las acciones contribuyen al cumplimiento del programa en términos de costos, tiempo y alcance.
- ¿Qué ha cambiado?, las acciones adoptadas deben asegurar el curso normal del proyecto. No obstante, una correcta identificación de escenarios permite asimismo capturar las situaciones positivas que ofrece el entorno.
Hoy, muchos líderes de proyectos centran sus actividades en cuestiones administrativas, relegando la gestión de riesgos. Su pensamiento: “estoy muy ocupado en el trabajo real para preocuparme por factores externos, es mejor esperar y ver qué pasa”. El costo de esta decisión se manifiesta en las “sorpresas” o aquellos eventos inesperados que restringen el alcance del proyecto. Por el contrario, cuando se estudian con anticipación los riesgos y se trabaja sobre la incertidumbre, los problemas dejan de ser costosos y complejos. Existe la creencia de que nunca va a pasar nada, que es mejor dejar las cosas así: en proyectos, los eventos inesperados siempre pasan. Y es mejor estar preparado.
En contexto
David Hillson fue parte del Congreso Internacional en Dirección de Proyectos, organizado por el PMI Capítulo Ecuador con el apoyo de la Escuela de Negocios de la Universidad de Las Américas.
Sobre David Hillson
“The Risk Doctor”, es un líder y referente internacional en gestión de riesgos. Innumerables personas, equipos y organizaciones se han beneficiado por su combinación de ideas innovadoras con aplicaciones prácticas y accesibles.
