Manejar documentos correctamente es asegurar que la memoria histórica de una organización, ya sea social, política, educativa, cultural, etc., se mantenga viva.

Existen procesos de seguridad, tecnológicos, ambientales y de gestión archivística que garantizan que los documentos, se mantengan en condiciones óptimas sin importar las amenazas que los podrían aquejar.

La UDLA responsable de la delicada e importante información que posee, siempre ha invertido en tecnología que garantice el buen estado de la misma. Gracias a esto, nuestra universidad acaba de recibir el premio de Excelencia Archivística, con un total de 96/100 puntos, que le otorgó la Dirección de Archivo de la Administración Pública, el pasado 27 de noviembre de 2020.

María Gabriela Hidalgo, Secretaria General y responsable del Archivo Central de la UDLA, nos dejó detalles de lo que fue nuestra participación en la I Edición del Padrón y Censo de Archivos para Universidades Públicas y Privadas.

¿Por qué se decidió participar de la I Edición del Padrón y Censo de Archivos para Universidades Públicas y Privadas?

La Universidad de Las Américas, consciente de la importancia de precautelar su memoria histórica, ha trabajado arduamente a fin de fortalecer su Archivo Central. En este contexto, desde la Secretaría General decidimos aceptar la invitación de la Presidencia de la República para participar en I Edición del Padrón y Censo de Archivos para Universidades Públicas y Privadas, conocedores de que el Archivo Central de la UDLA cuenta con la estructura, procesos y condiciones ambientales adecuadas establecidas en las normas ISO y en la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos.

¿En qué consistió el padrón?

El padrón consistió en proporcionar información sobre la ubicación, el uso y las condiciones de los archivos de las universidades a nivel nacional; así como evidenciar el nivel de cumplimiento de estas respecto a las directrices emitidas en la normativa vigente en materia de gestión documental y archivo.

Se obtuvo una calificación de 96 ¿Brevemente qué parámetros se cumplieron para alcanzar la excelencia archivística?

La calificación obtenida se alcanzó demostrando el cumpliendo de los procesos archivísticos, no solo dentro de la unidad de Archivo Central, sino la aplicación de estos lineamientos en la gestión documental integral de los archivos de gestión de la universidad, adicionalmente se evidenció el cumplimiento de condiciones ambientales, de seguridad, infraestructura y gestión de documentos electrónicos.

¿Cuál es su sensación y la del equipo ante este reconocimiento?

Luego del esfuerzo realizado en los últimos meses era importante para la Secretaría General y Archivo Central de la UDLA abrir las puertas de su archivo y evidenciar el trabajo realizado en estructurar una unidad innovadora que busca ser referencia nacional en el cumplimiento de buenas prácticas archivísticas.

Este resultado nos motiva, pero también nos desafía a seguir trabajando en el fortalecimiento de una cultura de archivos, necesaria en toda organización que desee preservar su patrimonio histórico. Este reconocimiento es el reflejo del trabajo en equipo y el compromiso del Archivo Central para con la Universidad y con la sociedad.

¿Qué se viene a futuro para el Archivo de la UDLA?

El Archivo Central se encuentra en constante movimiento y mejora de sus procesos para ofrecer servicios de calidad a nuestros usuarios internos y externos, dentro de nuestros proyectos están el contar con un robusto sistema de gestión documental que articule a las diferentes áreas de la UDLA y permita el acceso fácil de las mismas a su información, asimismo estamos trabajando en la estandarización de procesos para el manejo de archivos digitales.

El futuro del Archivo de la UDLA es seguir consolidándose para beneficio de nuestra institución. (OP)